Ushma S. Neill指出,成功处理一份稿件取决于三个因素:收到的是一份写得好、有创新的稿件,遇到的是一位知情、公正的编辑,找到的同行审稿人会写出建设性意见。
期刊可能会对如何写审稿意见给出指南性要求,例如设定一些指标档次,要求审稿人勾选,并要求审稿人在给定的空白栏书写一份评价。大多数情况下,由审稿人自己发挥,书写一份审稿意见。以下只考虑自由发挥的情形。
Alan Meier,1992建议的标准化审稿意见包含6部分内容:1 稿件信息,2 简介,3 论文的优点,4 重点评论,5 次要意见,6 推荐意见。
第1条:稿件信息(Title and author of paper)稿件信息包括作者、标题、期刊和稿件编号。有的审稿人会在稿件信息前加上"Comments on"或者“Referee‘s comments on”或者“Review‘s comments on”之类的短语。
第2条:简介(Summary of paper)在简介中指出作者考虑了什么问题,做了哪些工作,报道了什么内容。在简介中,对论文的优缺点不做评价。简介为进行具体评论提供对象或进行铺垫。
第3条:论文优点(Good things about the paper)从论文涉及的问题的重要性、论文的观点、采用的方法、得到的结果、对结果的解释、给出的结论、成果的价值和论文的写作等几个方面,遴选出值得称赞的地方,借此说明论文有什么值得肯定的优点。如果认为优点不突出,这一条也可以不写。 指出论文有优点会让作者感觉愉快,即使最后的意见以负面为主,也有利于缓和作者与审稿人的关系。第4条:重点问题(Major comments)在重点问题(main remarks,major points)中,一般先用几句话概述论文有什么重要不足,用明确语言告诉作者需如何面对这些问题。接下来按条目给出具体意见。条目顺序一般遵循所指出的问题在论文中出现的前后顺序。如果一些问题与论文前后几个部分有相关性,则在最后一个相关部分对应的位置进行评论。以下是写具体意见时可以参考的几个方面。
1) 指出稿件中存在的主要不足并给出修改建议。从整体思路、分析深度、写作、假设、方法、结果、结论、图表、数据、数学符号与公式、文献引用和逻辑推理等找出可能的不足。
2) 指出一些不太清晰从而无法判断其价值或对错的描述,以便对一些要点的重要性或正确性进行进一步判断。
3)对作者本人没有意识到的稿件中的重要贡献进行赞扬性评价,以便作者在修改稿中用适当语言突出。
4)必要时,要求作者补充一些研究,以便提高论文的价值、弥补一个空缺或回答一些值得关注的问题。
6)指出作者没有意识到的与现有文献或常识有冲突的结论或观点,要求作者补充文献,并提供解释。
第5条:次要问题(Minor comments)次要问题(minor points)涉及写作风格、拼写、语法、图表质量、术语的解释、失误、交叉引用错误、漏引文献和表述方式等。 当次要问题对论文影响较大时,也可以放到主要问题中。审稿人认为语言存在较多问题时,会建议在修稿时寻求语言专家帮助。第6条:推荐意见(Recommendations)最后一段给出推荐意见。有时,推荐意见不会发给作者,只发给主审编辑。
给主审编辑推荐意见示例(Ushma S. Neill,2009)最终推荐意见当然是录用或拒稿(有时会客气地说成“改投它刊”)。但在前几轮审稿过程中,推荐意见一般有四类:
四类推荐意见
2)小修后可录用(this manuscript may be accepted after minor modification)。
3)重大修改(major revision or substantial revision)。对于这种情况,最终推荐意见还需要依赖修改稿做出。
也有不少审稿意见将按自己的顺序书写,例如,把第2-4项揉在一起介绍。有的审稿意见一开始就给出推荐意见,往下的具体意见只是给推荐提供依据。
例如,Ushma S. Neill建议把以上介绍的前两个部分合为一段,概述你认为的作者的假设是什么、主要结果和结论是什么。
这样写出的第一段很重要,因为它展示了审稿人认为的主要进展,而不是作者自己可能认为的主要结论。 这使编辑和作者能了解到该领域专家如何看待这篇论文。第一段不需很长,最好以结论是否得到数据支持及是否要重大或微小修改来结束。
同行评阅主要目的: 替期刊把关,帮助主审编辑筛选满足学术期刊质量要求的论文, 帮助作者提高论文水平,避免或减少由于认识不足或失误带来的错误。
1.审稿中存在的问题作为作者,希望收到有建设性、充满理性的审稿意见,然而,也会有一些审稿意见让我们觉得别扭。例如,一些审稿人往往忽略人的情感因素,对论文一些不足给予的批评意见带有令人难以接受的犀利言辞。 另一个常见不足是意见很模糊,没有清晰指出问题所在和要求作者做什么,而是一种自言自语的评论。有的意见模糊到让作者不知是否要回应。一个比较致命的情况是推荐意见不坚决,误导主审编辑,让作者经过旷日持久的多轮修改后才给出明确的拒稿意见。 审稿拖延时间、先答应审稿最后不回信也是审稿中常见的问题。
情况往往是这样:主审编辑发出审稿邀请时,潜在审稿人只是收到论文的标题和摘要,而不是全文,因此,审稿人往往需要凭摘要决定是否接受审稿邀请。由于一些摘要不能清晰地反映论文的具体内容,因此可能会导致审稿人答应了审稿、但最后被派送全文后才知道无法评阅。由于不少审稿人会在系统催审截止日期临近时才开始审稿,因此,当发现审阅该稿件不符合自己的知识结构时,已经耽误了一个审稿周期。
除了以上情形,John Greco(2019)还指出了审稿中的一些其它问题。
2.审稿人的真实面目虽然存在以上问题,但对审稿人不必有太多畏惧。大多数情况下,审稿人会积极和正面地面对一份稿件。作为作者,我们可以从伊丽莎白对审稿人的采访稿(Elisabeth Pain)了解到审稿人一般是如何面对审稿的。这份采访稿邀请审稿专家回答了这样几个问题:
1)当你决定是否接受审查论文的邀请时,你会考虑什么?
2) 一旦你接受审查文章的邀请,你将如何处理这篇文章?
6)对于那些对同行评审过程不熟悉的研究人员,你有什么进一步的建议?
从审稿专家们对这些问题的回答看,审稿人更多的是对作者和期刊采取了一种负责任的态度。例如,英国拉夫堡大学工作心理学高级讲师Eva Selenko在回答你是如何写推荐意见时回应说:
以我的经验,大多数的论文要经过好几轮的修改,我才会推荐发表。一般来说,如果我能在稿件中看到原创性和新颖性,而且研究是以坚实的方式进行的,那么我就会给出“修改和重新提交”的建议,在建议中强调需要拓展什么分析。然而,如果被测试的机制不能真正提供新的知识,或者如果方法和研究设计的质量不足,那么我对稿件的希望就相当低了。我的评论的长度和内容一般与我的决定的结果无关。我通常在论文修改过程的第一轮写相当长的评论,这些评论往往会随着稿件质量的提高而缩短。
伊丽莎白指出,良好的同行评审需要学科专业知识、敏锐而批判的眼光和得体与建设性的方法。为了撰写一篇好的评阅意见,需要掌握这一领域的专业知识、对研究方法有深入的了解、具备批判性的思维、具有提供公平和建设性反馈的能力,以及对作者收到评阅意见后会有什么感受高度敏感。
如果主审编辑要求修改后再审,那么需要按审稿意见修改论文,并书写回应审稿人的答复函(reply letter to reviewer's comments)。这需要非常严肃地对待,否则可能导致不必要的拒稿。1. 如何书写答复函(reply letter)不少作者认为只需要聚焦于修改论文,而会忽视答复函的质量及其对审稿人给最终推荐意见的可能影响。
为了提高审稿人接受修改稿的概率,诺布尔(Noble WS)提出了修改稿件和书写答复函的十条法则:
第一部分是概述(overwiew,or general reply),说明你整体上是如何修改的,
第二部分是逐条回复。第一部分有助于综合所有审稿人的意见,让每位审稿人了解到还有哪些自己没有要求的修改。
2、礼貌并尊重所有审稿人,不要用不礼貌的言辞回应审稿人的负面意见。
3、接纳审稿人对论文工作的指责,哪怕是审稿人没有搞清楚,也要反过来为自己没说清楚而道歉。
4、让回应自成一体,便于审稿人节省再审时间。对于每一条修改意见,指明在修改稿中什么位置进行了修改,如何进行了修改,避免审稿人在修改稿中找来找去才能搞清楚你如何修改的。指明位置时,可以精确到第几页、第几段和第几行。
5、回答审稿人提出每一条意见或评论,避免审稿人觉得你没搭理他/她的某些意见。因此不能将几条意见合在一起回应,一石多鸟肯定会留下不好的印象。
6、在回复函中,使用不同排版方式来区分审稿人的意见、你的回应和你所做的修改。就是说,你可以逐条拷入审稿人意见(用一种字体),紧接着用另外的字体写下你的回应,以及你如何做的修改。
7、对于每条评论,在可能情况下直接先回应“是”与“否”,再说明你是如何修改的或不修改的原因。
8、尽可能按照审稿人要求去做,除非你能指出足够的理由。
9、指明修改稿相比于前一版本有什么变化,可以在上传的修改稿中,用标亮的方式标注被修改或添加的内容,并在回复函中说明有哪些重要变化。
10、最好两次书写答复意见。第一次是在修改论文前书写,用于指导自己修改论文。第二次是正式的,在准备上传修改稿时书写,在上传修改稿时提供。
可能是这样的情况,审稿人要求你补充一些研究,而你认为没有必要,那么需要从科学层面解释为何没有必要。不能把经费不足、时间不够、学生赶毕业、自己要升职称和给基金等任务交差等当作你无法完成这些工作的理由。 校对服务机构Proof Reading Service 建议,将每条答复分成三段,分别标记为“意见”、“回复”和“修改”。
回应每条评论的三段结构
意见n(Comment ):将第n条审稿意见拷在这里。字体可以使用正体。
回复(Response):对意见进行致谢,指出自己的问题,说明你如何做。字体可以用黑体。
修改(Change):指出你在论文中如何进行了修改,包括指出修改内容出现的位置,以及是否有其它相应的调整。如果添加、更正的内容较短,可以放在这里。字体可以使用意大利体。2. 如何面对拒稿即使按上面介绍的方式正确回应,还是有可能被拒稿。为此,我们有必要了解可能拒稿的原因以及掌握应对方式。论文审稿的最终结果由主审编辑决定。主审编辑一般会邀请多名审稿人审阅论文,综合几位审稿人的意见和自己的判断来做出录用、修改或拒稿的决定。可能有两位审稿人建议录用或修改,一位建议拒稿,此时,如果主审编辑认为拒稿建议有道理,那么就会采纳拒稿建议。以下10种情况可能会成为拒稿的理由:
10)疑似有学术不端比较让作者难以接受的是,审稿人明显是出于认识不足或者有误解而作出拒稿建议。如果主审编辑依据审稿人的建议作出了拒稿决议,那么首先还是应该写一封感谢信。这对未来投稿还是有积极作用的。如果个人认为拒稿不公正,那么一种方式是给主编写申诉信,另一种方式是按审稿意见改进稿件后再次投稿。 推送我被拒稿了给出了拒稿原因与应对方式的更多介绍。